Apa Itu Job Desk: Pengertian dan Panduan?

Sumber: https://www.freepik.com/free-photo/man-working-laptop-while-standing_11043318.htm 

Selain persoalan gaji, job desk juga menjadi sesuatu yang penting untuk diketahui terkait profesi ataupun jabatan di pekerjaan. Job desk-lah yang akan menjadi panduan seorang pekerja dalam menjalankan tugasnya. 

Tak hanya itu, job desk juga menjadi alat untuk perusahaan dalam mengatur jalannya organisasi. Itulah sebabnya mengapa penetapan tugas dan tanggung jawab karyawan sangat penting untuk diinformasikan saat wawancara kandidat ataupun ketika iklan lowongan kerja dipublikasikan. Informasi selengkapnya mengenai jobdesk artinya apa, contoh job desk, bisa dibaca selengkapnya di sini!

Apa Itu Job Desk

Mungkin selama ini Anda sering mendengar dan menggunakan istilah job desk namun masih belum 100 persen paham, job desk artinya apa. Penjelasan sederhana mengenai job deskripsi adalah dokumen formal yang menguraikan tugas-tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan lain yang terkait dengan suatu posisi pekerjaan dalam suatu organisasi. 

Format inilah yang digunakan sebagai panduan oleh manajemen untuk menyajikan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan dari seseorang yang mengisi posisi tersebut, serta standar kinerja yang harus dicapai.

Untuk mengetahui lebih jelas mengenai apa itu job desk dan peran pentingnya, berikut penjelasannya:

1. Panduan Peran dan Tanggung Jawab Profesi

Job deskripsi dapat membantu dalam menyajikan pandangan yang jelas tentang peran dan tanggung jawab yang akan diemban oleh seseorang yang mengisi posisi tersebut. Ini membantu karyawan baru atau calon karyawan untuk memahami apa yang diharapkan perusahaan dari mereka.

2. Rekrutmen dan Seleksi

Job deskripsi membantu dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru dengan memberikan gambaran yang jelas tentang kualifikasi dan persyaratan yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ini memungkinkan manajemen untuk menyaring calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

3. Penilaian Kinerja

Adanya panduan yang jelas tentang tugas-tugas dan tanggung jawab yang diemban, perusahaan dapat menilai apakah karyawan telah mencapai standar yang diharapkan atau tidak.

4. Pengembangan Karier

Dengan memahami tugas-tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan posisi tertentu, karyawan dapat merencanakan jalur karier mereka dengan lebih baik.

Contoh Job Desk

Pada umumnya job desk dibuat berdasarkan kebutuhan spesifikasi yang dicari perusahaan terkait pekerjaan tertentu. Biasanya job deskripsi tersebut mencakup tingkat pendidikan, pengalaman, tingkat skill, sertifikasi tertentu, soft skill, sampai dengan kemampuan berbahasa asing.

Spesifikasi job desk bisa berbeda tergantung kebutuhan perusahaan dan arah bisnis ataupun strategi bisnis perusahaan. Jadi, meskipun profesinya sama, bisa jadi kalau perusahaannya berbeda, job desk-nya juga tidak sama. Berikut adalah contoh job desk beberapa posisi yang paling dibutuhkan tahun 2024 ini!

1. Creative Marketing

Deskripsi Pekerjaan

• Mengembangkan strategi untuk meningkatkan keterlibatan kampanye dan konten perusahaan.
• Merencanakan kampanye dan konten yang berkualitas tinggi, menarik, dan kreatif untuk channel media sosial. 
• Menganalisis data untuk mengidentifikasi tren pasar, perilaku user, dan wawasan untuk rekomendasi strategi pemasaran dan bisnis
• Membuat format analisis data dan memelihara sistem yang berjalan.

Kualifikasi

• Gelar sarjana di bidang jurnalisme, komunikasi, pemasaran, atau bidang terkait.
• Pengalaman 1 tahun di media sosial termasuk merencanakan dan mengelola konten di suatu perusahaan atau agensi.
• Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik dan harus memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang manajemen dan strategi media sosial.
• Berpengalaman menggunakan berbagai perangkat lunak analitik.
• Keterampilan multitasking dan manajemen waktu, dengan kemampuan untuk memprioritaskan tugas.
• Kemampuan untuk bekerja di lingkungan yang serba cepat. 

Benefit

•  Gaji kompetitif + tunjangan harian.
• Asuransi kesehatan swasta premium (rawat jalan, rawat inap, bersalin, gigi).
• Cicilan fleksibel (pinjaman karyawan).
•  Tunjangan untuk kegiatan olahraga dan kacamata/lensa kontak.
• Jam kerja yang fleksibel dan budaya kerja jarak jauh dengan layanan co-working space gratis.
• Cuti tahunan dan cuti tidak berbayar sejak hari pertama bergabung + cuti sakit tanpa batas dengan surat keterangan dokter.
• Program kepemilikan Notebook.
• Kesempatan untuk ambil bagian dalam pertumbuhan perusahaan 

2. Human Resources Specialist

Deskripsi Pekerjaan

1. Mempersiapkan perencanaan perekrutan sesuai dengan bisnis perusahaan.

2. Mahir menggunakan berbagai channel rekrutmen dan memposting lowongan pekerjaan.

3. Bertanggung jawab atas seluruh proses seleksi CV, wawancara dan orientasi karyawan.

Kualifikasi

1. Berdomisili di Jakarta.

2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik serta penguasaan bahasa Inggris lisan yang fasih, penguasaan Bahasa Mandarin menjadi nilai plus.

3. 2 tahun atau lebih pengalaman kerja terkait rekrutmen.

4. Mampu menyelesaikan pekerjaan rekrutmen secara mandiri, terampil dalam penggunaan perangkat lunak dan situs web rekrutmen.

5. Memahami undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan manajemen personalia setempat.

3. IT Officer

Deskripsi Pekerjaan

• Memastikan ketersediaan dan keamanan jaringan komputer serta infrastruktur IT yang terkait.
• Kemampuan menginstal, memperbaharui, dan memelihara perangkat lunak.
• Melakukan pemantauan dan penerapan kebijakan keamanan informasi untuk melindungi data sensitif. 
• Melakukan pemeliharaan dan perawatan sistem informasi dan teknologi.P
• Melakukan pemeliharaan dan perawatan website.
• Melakukan simple programming sesuai kebutuhan
• Mengelola SEO, Konten, Blog Edukasi dan sistem jaringan. 
• Melakukan perbaikan apabila terjadi permasalahan di sistem informasi dan atau website.
• Melaksanakan tugas lainnya yang berhubungan dengan IT sesuai arahan pimpinan.

 Kualifikasi

• Pendidikan minimal Sarjana / S1.
• Berpengalaman sebagai di bidang IT minimal selama 2 tahun. 
• Berpengalaman mengelola website, konten dan maintain sebuah situs/website Perusahaan.
• Menguasai Sistem Informasi dan Teknologi Komputer, khususnya terkait pemrograman dan sistem jaringan komputer.

Sebaik-baiknya job deskripsi tidak hanya mengulas mengenai tugas dan tanggung jawab kandidat atau karyawan saja, melainkan juga menginformasikan hak mencakup gaji dan benefit yang akan diperoleh. 

Buat sebagian perusahaan, proses perekrutan dapat menguras waktu dan emosi. Belum lagi kemungkinan kandidat yang terseleksi tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, Kelola Talenta Global hadir untuk mempermudah Anda dalam merekrut kandidat terbaik sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. 

Bersama Kelola, Anda tidak hanya menemukan bakat yang tepat, melainkan juga mendapatkan layanan talent sourcing and screening, tax and payroll management, talent networking, serta employee contract management. Kontak kami untuk informasi selanjutnya dengan klik tombol di bawah ini!

Panduan Membuat Job Desk

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, terkadang satu profesi ketika perusahaannya berbeda dengan lini yang berbeda pula job deskripsinya juga bisa jadi tidak sama. Misalnya, Content Writer di aplikasi kesehatan akan memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda dengan Content Writer di sebuah media.

Jenis perusahaan, lini bisnis, strategi bisnis, dapat memengaruhi perbedaan job desk satu titel profesi yang sama. Tidak hanya mengetahui job desk artinya apa, penting juga memahami panduan membuatnya. 

Untuk itu, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum membuat job desk, yaitu:

1. Tujuan dan Kebutuhan Posisi

Sebelum menetapkan job deskripsi, penting untuk memahami tujuan dari posisi tersebut dalam konteks organisasi. Apa tujuan posisi ini dibuat serta bagaimana posisi ini berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis organisasi.

2. Identifikasi Tugas dan Tanggung Jawab Utama

Tugas-tugas yang terhimpun dalam pendelegasian pekerjaan ini haruslah relevan dengan tujuan dan strategi organisasi. Gunakan bahasa yang jelas dan spesifik untuk menjelaskan apa yang diharapkan dari pemegang posisi tersebut.

3. Kualifikasi dan Persyaratan yang Dibutuhkan

Saat menentukan kualifikasi dan persyaratan untuk posisi tersebut, perhatikanlah kebutuhan sebenarnya dengan mempertimbangkan beberapa hal. Ini termasuk level pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan hard skill. Pastikan Anda dapat membedakan antara kualifikasi yang benar-benar dibutuhkan dengan yang hanya diinginkan.

4. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Hindari menggunakan istilah yang terlalu teknis sehingga menciptakan ambiguitas saat mendeskripsikan job desk. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh semua pembaca, termasuk calon karyawan dan manajemen. 

5. Hindari Diskriminasi dan Stereotip

Pastikan penyampaian bahasa atau penjelasan yang dijabarkan tidak mengandung diskriminasi terhadap ras, agama, gender, usia, atau orang dengan penyandang disabilitas tertentu. 

6. Informasi tentang Kondisi Kerja

Selain tugas-tugas dan tanggung jawab, sertakan juga informasi tentang kondisi kerja yang terkait dengan posisi tersebut. Ini dapat mencakup jadwal kerja, lokasi kerja, lingkungan kerja, dan kompensasi yang ditawarkan.

7. Gunakan Format yang Mudah Dibaca

Gunakan format yang mudah dibaca dan dipahami. Terapkan penggunaan heading, bullet points, serta paragraf yang singkat untuk menyajikan informasi dengan jelas dan terstruktur.

8. Libatkan Tim Perekrut dan Divisi Terkait 

Jangan lupa untuk melibatkan pihak-pihak terkait termasuk tim HR dan divisi bersangkutan (manajer langsung posisi tersebut) saat hendak finalisasi job desk.

Itulah pengertian, contoh, dan panduan membuat job desk. Jika kesulitan menemukan talent yang sesuai dengan kebutuhan industri, kontak Kelola sebagai solusi talent screening dan assesment Anda.

‍